Personvernerklæring for Rufo AS

1. Hvem er ansvarlig?

Rufo AS, org.nr. 978 660 568, er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler i forbindelse med salg, kundeservice, leverandøroppfølging, ansettelsesforhold, innleie, drift av nettstedet rufo.no og intern administrasjon.

Kontakt oss på esg@rufo.no eller telefon +47 70 04 85 70.

Denne erklæringen er laget for å gi kort og tydelig informasjon etter personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR), særlig kravene til åpen informasjon om behandling av personopplysninger.

2. Hvilke opplysninger behandler vi?

Vi behandler bare opplysninger som er nødvendige for formålet. Dette kan være:

• kontaktopplysninger, som navn, e-post, telefonnummer, adresse, firma og organisasjonsnummer
• kunde- og leverandøropplysninger, som tilbud, ordre, faktura, betalingsinformasjon, leveringsinformasjon og kjøpshistorikk
• opplysninger om ansatte og innleide, som arbeidsavtale, lønn, fravær, kompetanse, tilgangsstyring og lovpålagt rapportering
• kommunikasjon med oss, for eksempel e-post, skjema, telefonnotater og kundeservicehenvendelser
• tekniske opplysninger fra rufo.no, som IP-adresse, nettleser, enhet, informasjonskapsler og besøksstatistikk

Rufo AS behandler som hovedregel ikke sensitive personopplysninger om kunder, leverandører eller andre tredjeparter. Slike opplysninger skal ikke sendes eller deles uten uttrykkelig behov og gyldig samtykke eller annet lovlig grunnlag.

3. Hvorfor behandler vi opplysninger?

Vi behandler personopplysninger for å:

• levere varer og tjenester, behandle ordre, faktura og betaling
• følge opp kunder, leverandører, reklamasjoner, service og garantier
• oppfylle lovpålagte plikter, blant annet innen regnskap, skatt, bokføring, HMS og arbeidsforhold
• administrere ansatte, innleide, tilganger, lønn og intern dokumentasjon
• drifte, sikre og forbedre rufo.no, nettbutikk og interne IT-systemer
• sende relevant informasjon og markedsføring når vi har lovlig grunnlag for det
• analysere informasjon og forbedre interne rutiner, produkter og tjenester

Behandlingen bygger normalt på avtale, rettslig forpliktelse, berettiget interesse eller samtykke. Samtykke kan trekkes tilbake når som helst.

4. Systemer og tredjeparter

Rufo AS bruker flere systemer og leverandører for å behandle opplysninger sikkert og effektivt. Disse kan behandle personopplysninger på vegne av oss eller som selvstendig behandlingsansvarlig der dette følger av tjenesten.

• MyStore: nettbutikk, ordre, kundedata og enkelte integrasjoner. Data kan lagres i skytjenester, blant annet AWS i EU/EØS.
• CMS for rufo.no: publisering, skjema, nettsteddrift og besøksdata.
• OLGA ERP: ordre, produksjon, logistikk, kunde- og leverandøroppfølging.
• Tripletex: regnskap, faktura, betaling, lønn og lovpålagt rapportering.
• Microsoft 365: e-post, dokumentbehandling, Teams, SharePoint, OneDrive og intern samhandling.
• Bank: bank, betalinger og nødvendig kunde-/leverandørinformasjon som firmanavn og organisasjonsnummer.
• Google, Meta og LinkedIn: digital markedsføring, annonsering, analyse og måling, normalt basert på samtykke der dette kreves.
• Microsoft AI-verktøy og Anthropic Claude: analyse, tekststøtte og intern saksbehandling. Vi skal ikke legge inn sensitive opplysninger eller unødvendige personopplysninger i slike verktøy.

5. Hvor lagres data?

Data lagres hovedsakelig i Norge, EU/EØS eller i skytjenester med avtalte sikkerhets- og personvernvilkår. Enkelte globale leverandører kan behandle data utenfor EU/EØS. Når dette skjer, skal overføringen være regulert med gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel standard personvernbestemmelser, adekvansbeslutning eller tilsvarende tiltak.

Vi viser til personvernerklæringer og databehandler-/personvernvilkår hos relevante tredjeparter, blant annet MyStore, Tripletex, Microsoft, Google, Meta og Anthropic.

Rufo AS inngår databehandleravtaler der leverandøren behandler personopplysninger på våre vegne.

6. Informasjonskapsler og digital markedsføring

rufo.no kan bruke nødvendige informasjonskapsler for at nettsted og nettbutikk skal fungere. Analyse- og markedsføringskapsler, for eksempel fra Google, Meta eller LinkedIn, brukes bare når det finnes gyldig samtykke eller annet lovlig grunnlag. Du kan endre eller trekke tilbake samtykke i nettleseren eller via samtykkeløsningen på nettstedet.

7. Hvor lenge lagrer vi opplysninger?

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet, eller så lenge loven krever det. Regnskaps- og bokføringsmateriale lagres normalt i minst 5 år. Opplysninger knyttet til garanti, reklamasjon, arbeidsforhold, rettskrav eller myndighetskrav kan lagres lenger når det er nødvendig.

8. Sikkerhet og tilgang

Rufo AS bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger. Dette omfatter tilgangsstyring, passord- og sikkerhetsrutiner, sikker lagring, intern opplæring og begrensning av hvem som får tilgang til opplysninger.

9. Dine rettigheter

Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandling der vilkårene er oppfylt. Du kan også trekke tilbake samtykke. Vi svarer normalt innen én måned.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger feil, ber vi deg kontakte oss først. Du kan også klage til Datatilsynet.

10. Kontakt og oppdatering

Spørsmål om personvern kan sendes til esg@rufo.no.

Denne erklæringen oppdateres ved behov, for eksempel ved endringer i systemer, leverandører, behandlingsformål eller lovkrav.